Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как правильно прошить журнал

Для систематизации кадрового делопроизводства необходимо прошивать документы, состоящие из двух и более страниц. Качество выполнения прошивки чаще всего проверяется инспекторами. Мы подробно описали как прошить журналы для кадрового учета, это универсальный алгоритм, подходящий для всех подобных случаев. Журналы кадрового учета в обязательном порядке прошиваются до начала заполнения.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Как прошить журналы для кадрового учета

Кадровый документооборот каждой организации, индивидуального предпринимателя, включает оформление журналов и книг. Часть из них имеют унифицированную форму утвержденную законодателем , другие оформляются в произвольной форме. Общее правило для оформления: журналы и книги должны быть распечатаны можно применять готовую типографскую форму , пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью организации индивидуального предпринимателя.

Все листы журналов нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго. Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки шнуровки для обеспечения их сохранности.

Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист.

Чистые листы из дела изымаются без повреждения целостности дела и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Пронумерованные листы прошиваются прочной ниткой в два, три прокола. Слева на полях на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании дела многостраничного документа иголкой либо шилом делают отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровне Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной капроновой или обычной, сложенной в несколько раз ниткой.

Прошиваются документы, как правило, два раза — для надежности. Концы нитки завязывают узлом и выводят на оборотную сторону последнего пронумерованного листа. Оставлять необходимо около 5 — 6 см свободного конца. Наклейка с заверительной надписью может иметь размеры примерно 4 на 5 — 6 см. Наклеивают лист так, чтобы он закрыл узел и часть длины нитей. Концы нитей обязательно должны быть свободны.

Заверительная надпись подписывается после высыхания клея. Подписывает ее руководитель организации или уполномоченное им лицо. Подпись руководителя должна быть отчетлива и различима. Печать должна быть расположена как на наклейке с заверительной надписью, так и на листе. Оттиск печати, расположенный как на наклейке, так и на листе документа, а также узел и нити, залитые клеем, служат для индикации неприкосновенности документа.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного свыше 10 лет хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др. Опись не нумеруется и должна содержать следующие данные: наименование документа, дата составления описи, заголовок возможно с аннотацией — для каких целей предназначен комплект документов , перечисление всех подшитых документов с указанием количества листов, фамилию, должность и подпись составителя описи.

Данные рекомендации имеют общий характер. Работодателю, при оформлении кадровой документации следует учитывать особые правила для оформления журналов и книг, ведение которых отнесено законодательством к обязательным. Правила опечатывания документов Опечатывание документов: общая информация. Крупные предприятия и банковские учреждения отличаются большими объемами документации, которая имеет определенный срок хранения. Для этого ее нужно архивировать и сдавать под отчет ответственному лицу.

Процедура подготовки бумаг несложная, но занимает немало времени, поскольку требует соблюдения определенного регламента проведения. Всю документацию необходимо сложить, пронумеровать, прошить и опечатать. Подобная процедура — не прихоть начальства, а необходимая мера, в дальнейшем упрощающая поиск нужного документа. Регламент архивирования бумаг на предприятии согласовывается с областными архивными службами, так как некоторые документы могут быть переданы для дальнейшей обработки информации.

Обычно это касается личных дел сотрудников. Прошивка и опечатывание документов, составляющих дело, происходит по общему протоколу, который предусматривает соблюдение следующих условий:.

При наличии прошивочного станка все манипуляции следует выполнять с его помощью. В противном случае используются банковский шпагат или прошивные нитки. Также подойдут любые прочные капроновые или хлопчатобумажные нити, сложенные вдвое. Прошивка выполняется дважды. Оттиск печати нужно расположить таким образом, чтобы одна его половина находилась на листе, а вторая — на наклейке.

Подобная процедура проводится для сохранности бумаг, которые могут пригодиться в дальнейшем. Это личные дела сотрудников, документы, отражающие ход финансовых сделок и прочее.

Прошивка и опечатывание документов гарантирует их сохранность, так как иногда происходят попытки внесения несанкционированных исправлений и прочего вмешательства в отчетность. Для защиты архивов применяются этикетки для опечатывания документов. Нередко они изготавливаются из обычной белой бумаги, разрезанной на части. Также предлагаются уже готовые промышленные наклейки, для использования которых не требуется клей. Правильная подготовка документации — процедура достаточно хлопотная и требующая внимательности.

Иногда одного листа из заархивированных бумаг достаточно, чтобы изменить время выхода на пенсию или размер оклада. Грамотная прошивка поможет оперативно отыскать нужный документ и быстро ознакомиться с его содержанием. Если допустить оплошность при формировании архива, это может привести к пропаже бумаг, которые недоброжелатели используют в своих целях.

Также существует риск подмены оригиналов на копии. При полноценном архивировании подобные неприятности практически полностью исключаются. Общий журнал работ его еще называют журнал производства работ является основным документом подтверждающим выполнение работ, отражает последовательность выполнения отдельных видов работ, в том числе сроки и условия выполнения работ при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте, а также сведения о строительном контроле и государственном строительном надзоре.

Если объект поднадзорный то в соответствии с ч. Общий журнал работ с заполненным титульным листом, прошитый и скрепленный печатью направляется на регистрацию вместе с извещением о начале строительства. Форма по РД более широко применяется чем КС-6 поэтому описана в статье ниже. То есть имеется ввиду что журнал должен быть куплен готовым в магазине. Это удобно для строительства крупных объектов и обязательно для объектов поднадзорных инспекции Государственного строительного надзора ИГСН или Федеральной службе по экологическому , технологическому и атомному надзору Ростехнадзор.

Если же сам объект небольшой маленький срок строительства и регистрация в ИГСН и Ростехназоре не требуется — то по согласованию с Заказчиком журнал можно распечатать на принтере. В продаже я встречал типографские журналы А4 толщиной примерно 6мм с обложкой из картона и толщиной около 14мм с переплётом и твердыми корочками как у хорошей книги. Пишем правильно название объекта — с разрешения на строительство, или реконструкцию. Если их нет например при кап.

Далее собираем копии приказов о назначении ответственных лиц Застройщика, Заказчика, Генподрядчика, Субподрядчика. Просим каждого из их расписаться в графе "подпись". Параллельно собираем реквизиты всех этих организаций можно как раз у ответственных лиц спросить. Типографский у Вас журнал или самодельный его нужно прошить, пронумеровать листы и скрепить печатью Заказчика. Количество страниц указывается также и в титульном листе.

Ставится подпись и печать организации — Заказчика. В моей практике в титульном листе расписывался либо руководитель организации либо его зам. Когда прошиваете журнал — делайте нитку свободно, не в натяжку. Прежде чем завязывать узел откройте его посередине. Нитка не должна мешать открываться. Теперь журнал готов к регистрации. Нужно всегда знать где, у кого он находится.

Увольняющиеся по разным причинам прорабы, мастера, ПТО и д. ИТР любят прихватить его с собой. Восстановить его будет сложно.

Если видите что на стройке затишье, народ жалуется на задержки зарплаты — вывозите журнал. По возможности всю исполнительную документацию вывозите. Иногда при строительстве пишут в черновике журнала не зарегистрированном , а в зарегистрированные журналы пишут в конце строительства или перед проверками надзорных органов.

Вообще то это не правильно, но некоторые организации требуют полное отсутствие исправлений в журнале, бывает при ведении 3-го раздела требуют указывать объемы и количество работ как в смете. При длительном строительстве сложно отследить все виды работ чтобы потом сумма объемов совпала со сметной. Иногда при большом количестве субподрядных организаций выясняется, что например электромонтажная организация, работая целый месяц, всё выполнила — о чем в журнале не сказано ни слова.

Если всё же ведёте зарегистрированный оставляйте пустую строчку после каждого дня в 3-м разделе если кому то не понравится пустая строка напишите в ней "уборка мусора" или "погрузочно-разгрузочные работы". Пишите все неучтенные сметной документацией работы которые приходится выполнять. Если договором на СМР предусмотрена оплата дополнительных работ возможно эти записи пригодятся. Согласно п. Последняя дата производства работ в 3-ем разделе сделанная более 6 месяцев назад может послужить "звоночком" инспекции ГСН для принятия к Заказчику мер.

Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места. О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации. Есть ли разница в том, как нумеровать страницы или листы при прошивке журналов регистрации?

В каком документе прописаны данные правила? Нумерование страниц, по идее, следует делать после прошивки, как и проставление общего количества пронумерованных листов. Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера.

Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если Вы шнуруете один документ с несколькими листами, то лучше сразу напечатать с нумерацией страниц.

Как прошивать журнал учета?

При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести журналы регистрации. Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов. Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места. О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации. Некоторые документы имеют повышенную степень важности, поэтому требуют более пристального внимания к хранению и оформлению.

У Вас есть вопрос или проблема?. Берёте нитку с иголкой и начинаете сшивать как на фото:.

В делопроизводстве существует необходимость сшить многостраничные документы, заверяя их подписью и печатью. Такие требования существуют при передаче документов в архив, заверении копий документов для банков и финансовых учреждений, сдаче отчетности в фонды и налоговую инспекцию. Оформление и подписание многостраничных документов также в обязательном порядке подлежат сшиву и нумерации. Сшить документы можно как вручную, с помощью степлера или ниток, так и с помощью различных настольных станков. Оглавление: 1.

Как правильно прошивать и заверять документы

Кадровый документооборот каждой организации, индивидуального предпринимателя, включает оформление журналов и книг. Часть из них имеют унифицированную форму утвержденную законодателем , другие оформляются в произвольной форме. Общее правило для оформления: журналы и книги должны быть распечатаны можно применять готовую типографскую форму , пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью организации индивидуального предпринимателя. Все листы журналов нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго. Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки шнуровки для обеспечения их сохранности. Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист. Чистые листы из дела изымаются без повреждения целостности дела и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого.

Как правильно пронумеровать и прошнуровать журнал образец

Все инструктажи по охране труда регистрируется в специальном журнале. Как правильно оформить и пронумеровать журнал регистрации инструктажей, расскажем в этой статье. Прежде, чем приступить к рассмотрению вопроса оформления и нумерации журнала регистрации инструктажа по охране труда, необходимо сделать несколько вводных замечаний о сути и порядке проведения данного мероприятия. В самом общем виде, инструктаж по технике безопасности - это обучающие занятия, которые могут проходить в самых разных формах. Дорогие читатели!

.

.

.

.

.

В некоторых случаях от предпринимателей просят прошить и заверить многостраничные документы. Как правильно это сделать и рассказано в данной.

.

.

.

.

.

.

.

Комментариев: 0
  1. Пока нет комментариев.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2019 Юридическая консультация.